2010-01-27

Byråkrati overload

Att beställa saker till labbet är en av de sysselsättningar som kan vara prövande för tålamodet. Inte nog med att regler för upphandling gör att saker som datorer blir svårt att få tag på, även mindre saker är intressanta att beställa. Och eftersom vi är ett kemilabb beställer vi en del prylar, kemikalier är förbrukningsvaror.

För ett tag sedan köpte jag en kabel för att ansluta några elektroder till våra potentiostater. Kabeln kostade 500 spänn, plus lika mycket i frakt. För att beställa detta var jag tvungen att fylla i en beställningsblankett; skriva under blanketten; få chefen för forskargruppens underskrift; gå med blanketten till administrationsbyggnaden och få en underskrift och en stämpel från den ansvariga för bokföringen; ta den nu trippelt underskrivna blanketten till direktören för forskningsinstitutet; lämna blanketten hos hans sekreterare; återvända dagen efter och hämta den av direktören underskrivna blanketten; scanna in den fyrfaldigt underskrivna blanketten; skicka beställningen med e-post. Hela denna procedur måste genomgås vid varje beställning, såvida det inte är en dyr pryl, då det måste gå till upphandling. Det är lite löjligt att man måste ha direktörens underskrift för något som kostar ett par hundralappar.

När det beställda kommer skriver man på fakturan att man mottagit varan; får chefens underskrift; lämnar det hela till administrationen...

Men sedan kom vårt nya EU-finansierade projekt. När vi beställer saker genom det projektet måste vi även fylla i ytterligare blanketter, såsom intrastatkoder. Den som inte vet vad det är kan skatta sig lycklig. Här finns ett 900-sidigt(!) PDF-dokument över de giltiga koderna. (För all del, ta en titt i listan. Den är ett underverk av byråkratiska.) Allt för att EU skall kunna föra statistik... Min kabel lyckades jag till slut hitta under rubriken:

MACHINERY AND MECHANICAL APPLIANCES; ELECTRICAL EQUIPMENT; PARTS THEREOF; SOUND RECORDERS AND REPRODUCERS, TELEVISION IMAGE AND SOUND RECORDERS AND REPRODUCERS, AND PARTS AND ACCESSORIES OF SUCH ARTICLES
underavdelning
ELECTRICAL MACHINERY AND EQUIPMENT AND PARTS THEREOF; SOUND RECORDERS AND REPRODUCERS,TELEVISION IMAGE AND SOUND RECORDERS AND REPRODUCERS, AND PARTS AND ACCESSORIES OF SUCH ARTICLES
Man går vidare till:
Insulated (including enamelled or anodised) wire, cable (including coaxial cable) and other insulated electric conductors, whether or not fitted with connectors; optical fibre cables, made up of individually sheathed fibres, whether or not assembled with electric conductors or fitted with connectors:
där man hittar − Other electric conductors, for a voltage not exceeding 1 000 V: − − Fitted with connectors: − − − Other; vilket har nummer 8544 42 90.

Naturligtvis efter att läst igenom massor av andra underavdelningar och undrat om det här är riktigt. Är det inte skoj, så säg? Och sedan måste man fylla i hur den transporterades: flyg? båt? kurir? Fan vet jag, den låg i en kartong på mitt skrivbord när jag kom till jobbet... Jag låtsades att det var en kurir som bar dit den. Det blir säkert fin statistik.

Dagens ord är zamówienie - beställning.

PS: lite kul är att under avdelningen "Electrical machines and apparatus, having individual functions, not specified or included elsewhere in this chapter:" hittar man − Particle accelerators, nr 8543 10 00.

7 kommentarer:

Kalle sa...

Har du försökt beställa en partikelaccelerator? Skulle vara intressant att se om den kommer med flyg eller kurir...

Maria Abrahamsson sa...

jag skrattar, och blir lite sorgsen, på en och samma gång. Tänk så mycket vettigt man kunde få gjort på den tiden och för de resurserna. Särskilt med tanke på att statistiken lär vara ganska meningslös eftersom de flesta antagligen gör som du.

mjn sa...

Kalle: Nej tyvärr, inga acceleratorer här. Men jag har satt upp den på julklappslistan.

Maria: Jo visst är det mycket onödig tid som går åt åt sånt. Överhuvudtaget är EU-projekt väldigt byråkratiska. Vi måste fylla i timrapport där vi skriver hur många timmar vi jobbar varje dag med just det här projektet. På något magiskt vis är det exakt fyra timmar per dag... varje dag eftersom jag till 50% är betald av det projektet...

När det blir för mycket byråkrati så struntar man helt enkelt i det och hittar på egna uppgifter i stället...

AnKan sa...

Ojojoj Martin, då skulle du försöka beställa ett headset till mobilen (kostnad exkl. administration ca. 150kr) här på Volvo PV. Tror att det skall godkännas i 5 eller 6 led, om jag inte räknat snett någonstans...

mjn sa...

Hmm. Antingen kan man se all administration som ett slöseri med tid, eller som en arbetsmarknadsåtgärd :)

Jesper sa...

Med motsvarande byråkrati på jobbet så skulle vi inte ha tid att beställa hälften av allt vi handlar på Dustin ens om vi lade ner all annan verksamhet. Men det betyder nog egentligen att vi borde fundera på om vi behöver allt vi tror oss behöva...

Anonym sa...

Av en händelser omorganiserades Helsingborgs lasarett för att minska ant mellanchefer. Vad hände. Administrationen och mellanchefer ökade. Är det konstigt?
Av en händelse skall alla spara på sjukhuset men det hindrar givetvis inte chefen att köpa möblemang till sitt privata väntrum för 150000.
Sverige är som Polen fast bättre organiserat.